Empfangen: seit 1. Januar 2025 Pflicht
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, etwa Vermieter. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang grundsätzlich aus.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.
Ausstellen: Übergangsfristen bis Ende 2027
- 2025 und 2026: Papierrechnungen sind weiter erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen verwenden.
- Ab 2028: E-Rechnungen sind für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen Pflicht.
Was nicht betroffen ist
Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise fallen nicht unter die Pflicht. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Was Sie jetzt tun sollten
- Eingangskanal festlegen, etwa eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-firma.de
- Prüfen, ob Ihre Software E-Rechnungen lesen und erzeugen kann. Lexware Office, sevDesk und DATEV können beides.
- Archivierung klären: Aufzubewahren ist die strukturierte Datei, nicht nur die Ansicht als PDF.
